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Seguro que aún lo recuerdas. Aquella época de frenesí donde cada día aparecía un nuevo servicio prometiendo espacio en un disco duro invisible, en la Nube. Después llegaron las soluciones más rotundas: sincronización a través de una app y encriptación de datos. Nuestros agotados discos locales, llenos de documentos repetidos, fotos comprimidas y canciones de Winamp, respiraron con aquel empujón.

Pero, ¿qué son 5 GB gratis en un mundo donde una película a 4K llega a “pesar” cuatro veces más? Bueno, que nadie se agobie, aún hay solución. O, al menos, un modelo organizativo que dé sentido a toda esta locura digital.

Centralizando, que es gerundio

Ya pasó aquella fiebre por raspar otros 500 MB en nuestras cuentas de Dropbox. Los días de sumarse a todos los servicios posibles también. No obstante, eso no significa que no podamos hacer un uso más audaz de ellos.

Si pasaste demasiado tiempo creando cuentas en servicios que apenas usas porque están atiborrados de archivos clonados, tal vez sea hora de poner orden a este guirigay.

En primer lugar, acudiremos a alguna aplicación que nos brinde la posibilidad de gestionar esas nubes como discos físicos que podamos montar, revisar y editar desde el mismo escritorio. En Mac contamos con CloudMounter, que permite centralizar Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, discos de directorios FTP, SFTP, Amazon S3 o incluso BackBlaze.

También es posible recurrir a servicios como Cyberduck, un cliente FTP de código abierto con una comunidad muy activa detrás, para duplicar archivos o realizar transferencias de un sistema a otro, sea móvil, OS X o Windows. Otra alternativa (gratuita) para PC podría ser Odrive. Es compatible con otros 20 servicios y nos ayudará a saber cuánta cantidad de basura tenemos en cada uno. Una vez dado este paso, lo ideal sería dejar solo lo indispensable y erradicar el resto.

El correo, limpio

Los usuarios de Google Drive saben que disponen de 15 GB por cada cuenta. Es una cantidad nada desdeñable, más contando con que su aplicación para subir fotos dispone de almacenamiento ilimitado siempre y cuando dejemos al algoritmo de Google subirlas a su formato predefinido. Los amantes del RAW pierden algunas funcionalidades; aunque, a cambio, no tienen que volver a preocuparse por salvaguardar sus instantáneas.

Pero, volvamos al hilo de la cuestión: esos 15 GB libres se comparten con la cuenta de correo electrónico. Es decir, todas esas promociones trufadas de imágenes en PNG te están devorando el espacio. Y puedes evitarlo. Lo único que debes hacer es, desde la barra de búsqueda de Gmail, escribir el tamaño de corte, en bits, que deseas ‘tolerar’.

Es decir, size:5242880 para los emails con un tamaño igual o superior a 5 MB —también podemos poner simplemente larger:5mb—; size:10485760 con los correos iguales o superiores a 10 MB; y así. Un ratito de limpieza puede garantizarte un par de gigas recuperados.

Pon fecha de caducidad

No vamos a ponernos a recitar a Jorge Manrique, pero sabemos que esa ubicuidad de disponer de todo en todo momento muchas veces no es ni siquiera necesario. Déjalo ir, o suéltalo, que cantaban en Frozen. ¿Te gusta escuchar música? Puedes hacerlo desde aquí sin tener que llenar el móvil de archivos. No en vano YouTube, pese a ser una plataforma de vídeo, constituye el mayor reproductor de audio del planeta.

Lo mismo podemos decir con los vídeos, ahora que contamos con más servicios de streaming que nunca. El poder de decisión está en las manos del usuario, pero hay muchos ficheros que podemos evitar si sabemos ser selectivos.

Si necesitamos transferir a un colega un documento de un peso enorme, ¿para qué dejarlo estancado en Dropbox, cogiendo polvo digital, si solo le daremos un par de usos? Para esto, la mejor solución pasa por las plataformas de transferencia temporal, aquellas que borran el archivo pasado un tiempo, como podrían ser WeTransfer o SendAnywhere. De esta forma, nos ventilamos de un plumazo la necesidad de guardar los ficheros de mayor tamaño.

¿Y lo repetido?

Da igual los gigas libres que veas en tus directorios: la información duplicada acaba devorando el espacio. Montañas de datos sin el menor sentido práctico. Para esto existen un montón de soluciones, gratis y de pago, que solventan el problema en minutos.

En PC, contamos con alternativas como AllDup. Su diseño antediluviano suele tirar para atrás, pero estamos frente a uno de los algoritmos de búsqueda más rápidos. Es capaz de detectar archivos superiores a 4 GB o inferiores a 12 KB, algo que otras aplicaciones omiten. De hecho, puede escanear incluso los directorios TXT y los archivos comprimidos (zip, rar, 7z, etcétera).

¿Qué significa esto? Que todas esas veces que hemos pulsado doble clic y descargado dos veces el mismo documento, hemos creado en OneDrive carpetas redundantes o hemos descomprimido un archivo y dejado al lado su contenedor original van a desaparecer. Con esta aplicación, podemos detectar y tirar a la basura todo ese material duplicado.

En Mac, existe una solución análoga. Si sumamos las capacidades de CloudMounter a Gemini, podemos usar desde la herramienta de Spotlight hasta el motor de búsqueda propio de la aplicación.

En cualquier caso, nos servirá para detectar canciones repetidas en iTunes, copias de las mismas fotos editadas o sin editar, etcétera. El motor analiza el tamaño de cada archivo y nos brinda la posibilidad de dejar el más pesado, el más actual o fulminarlo todo por si nos apetece empezar de cero. Desde cero bits ocupados, claro.